教室やサロンを続けていると、都合で1日だけお休みをいただく日や、受付の時間を短くする週が出てきます。決まった内容をホームページのどこに、どう書けばよいのか迷う場面も少なくありません。
ここでは、臨時のお知らせに入れたい情報、載せる場所、公開の前後で見ておきたい点、そして期間が終わったあとの戻し方までを順に整理しました。
臨時のお知らせは結論から書く
営業日や受付時間が変わるとき、読む方が最初に知りたいのは「自分に関係があるかどうか」です。
事情の説明から書き始めると、予約や来訪の予定を変える必要があるのかどうかが伝わりにくくなります。冒頭で、何が、いつ、誰に関係するのかという3点を短くまとめておきたいところです。
たとえば、1日まるごとお休みするのか、受付の時間だけ短くなるのかでは、読む方の受け止め方が変わります。
教室は開いていても電話の受付だけお休みする日なら、その違いが伝わる言葉を選びたいところ。代わりに使える方法があるなら、そこまで冒頭に添えておくと親切です。
W3CがまとめているWeb文章の書き方の案内では、内容が分かり、ほかのページと区別できる短いタイトルを付ける考え方が示されています。
臨時のお知らせのタイトルも、「大切なお知らせ」だけでは中身が伝わりません。変更する内容と日付が見える形にしておくと、一覧を眺めた段階で自分に関わることだと気づいてもらえます。
事情の説明は、結論のあとに短く添える程度で十分です。細かい経緯をすべて書かなくても、読む方が知りたいのは自分の予定にどう影響するかという一点。
行動に関わる情報を先に置き、理由はそのあとに続けます。
お知らせに書きたい6つの情報
お知らせの文章は、長さよりも必要な情報がそろっているかどうかで読みやすさが変わります。
書き終えてから抜けに気づくことを防ぐ手がかりとして、6つの情報を3つのまとまりに分けて整理しました。
いつ、何が変わるのか
日付には年、月、日、曜日まで入れておきます。「来週」「明日」といった書き方だけでは、読む日によって意味が変わってしまうためです。
公開したお知らせはあとから読み返されることもあるため、具体的な日付と時刻で示すほうが安心。
期間が数日にわたるときは、開始日と終了日を分けて書きます。終了日そのものがお休みに含まれるのかどうかも、読む方が迷いやすい部分です。
あわせて時間が変わる場合は、開始と終了を同じ表記でそろえておくと読み違いが減ります。
通常の営業日をすべて書き直す必要はありません。いつもは開けている曜日をお休みするのか、閉める時刻だけ早まるのか、対面のレッスンだけをお休みするのか。
今回変わる部分だけをはっきり示すと、変わらない部分まで曖昧になりません。
対象になる場所と予約への影響
会場や講座、受付の窓口が複数あるときは、どこが対象になるのかを書き添えます。全体がお休みのように読めてしまい、利用できるはずのオンライン受付まで使われなくなることがあるためです。
反対に、一部だけお休みする案内が全体の休業のように伝わってしまう場合もあります。
すでに予約している方への影響も、分かる範囲で示しておきたい情報です。予約がそのまま有効なのか、個別に連絡するのか、変更の手続きが必要なのか。実際の対応が決まってから書くようにします。
問い合わせへの返信が遅くなる期間は、いつごろから確認を再開する予定かを、決まっている範囲で添えます。いつでもすぐ対応できるように読める書き方は、あとで行き違いのもとになりがち。
代わりの連絡先と更新した日
電話の受付をお休みする間も問い合わせフォームは確認する、といった代わりの方法が実際にあるなら、あわせて案内します。使えない窓口を形式的に並べるのではなく、その期間に届く方法だけを書くほうが親切です。
急ぎの対応ができない期間は、緊急の連絡先があるように見せない配慮も欠かせません。返信の時期や確認の頻度は、実際の動き方とそろえておきます。
お知らせの末尾には、掲載した日または更新した日を置いておきたいところ。変更が重なったときに、どれが新しい情報なのかを見分ける手がかりになります。内容を直したときは、日付だけでなく本文も今の情報にそろっているかを見ておきたいところです。
お知らせを届ける場所をそろえる
お知らせの記事を1本作っても、読む方がそこにたどり着くとは限りません。
ふだんどのページで営業日や予約の方法を確かめているかを思い浮かべながら、ホームページの中の掲載場所と、それ以外の表示を見ていきます。
ホームページの中で目に入る場所
候補になるのは、多くの方がふだん最初に開くページです。
- トップページ
- 営業時間や教室案内のページ
- 予約案内のページと、予約画面に進む手前
- アクセス案内と問い合わせのページ
同じ長さの文章をすべてのページに複製する必要はありません。詳しい内容を載せるページを1つ決め、ほかの場所には短い結論とリンクを置く方法もあります。
リンクの文は「こちら」で終わらせず、「8月の営業日変更を見る」のように書いてみてください。
進んだ先に何があるのかが分かる言葉にすると、W3Cが示している読みやすいリンクの考え方にも沿います。
予約ページと確認メール
予約を受けられない日時が、そのまま選べる状態になっていないかを見ます。予約済みの方に届く確認メールに、通常の受付時間や古い会場の情報が残っていないかも、あわせて確かめておきたい部分です。
予約システムの設定を直すときは、日程の元になる情報を手元に置いてから進めると間違いが起きにくくなります。画面を触りながら記憶をたどると、別の日付を入れてしまいかねません。
SNSと地図サービスの表示
SNSで短くお知らせを出すときは、日付、時刻、対象がホームページと同じかどうかを見ておきたいところ。片方だけを直すと、どちらが正しいのか読む方を迷わせてしまいます。
投稿したあとに内容が変わった場合、追記するか、投稿し直すか、削除するかは運用の考え方によって分かれます。反応の数よりも、今の情報がどれなのかが分かる状態を保つほうが大切です。
Googleビジネスプロフィールを使っているなら、特別営業時間という設定も確認しておきたい部分です。
公式ヘルプでは、一時的に営業時間が変わるとき、通常の営業時間はそのままにして特別営業時間を登録する方法が案内されています。祝休日など例外的な日も対象の例。
ホームページの記事を公開しただけでは地図サービスの表示は変わらないため、別の作業として考えておきます。
自動返信と留守番電話
問い合わせフォームの自動返信や、電話の音声案内を使っている場合は、変更期間に合う内容かどうかも見落とせません。通常の返信の目安や営業日が残っていると、ホームページの案内と食い違ってしまいます。
すべての窓口を同じ日に変える必要はありません。今使っているものだけを対象にして、確認した場所を短くメモに残しておくと、次の変更のときに探し直さずにすみます。
公開する前と公開したあとの確認
書き終えたら、編集画面だけでなく実際に表示されるページで見直したいところ。元になった営業の情報を手元に置き、1項目ずつ照らし合わせると抜けに気づきやすくなります。
日付と曜日を読み合わせる
カレンダーを見ながら、日付と曜日が合っているかを確かめます。月をまたぐ期間、祝休日、年末年始は、前年の案内をそのまま使い回さず改めて見直したい部分です。
時刻は、午前と午後、開始と終了を取り違えやすいところなので、表記の仕方をホームページの中でそろえておくと読み違いが減ります。
スマートフォンで見え方を確かめる
長いタイトルやお知らせの枠が、途中で切れていないかを見ます。詳しい案内へのリンクを実際に押して、目的のページに進めるかどうかも確かめておきたい部分です。
見え方は、使っているホームページ作成サービスや端末によって変わります。1台で問題がなかったからといって、すべての方に同じように表示されるとは限りません。手元にある範囲で、いくつか試してみてください。
読む方の順番でページをたどる
初めてホームページを開くところから始めます。営業日を確かめ、予約案内に進み、必要なら問い合わせ先を探すところまで、同じ順番でたどってみてください。
その途中で、古い営業時間、選べない予約枠、切れたリンク、別の日付が出てこないかを見ていきます。
公開の操作が終わっても、実際のページに反映されるまでの動きは環境によって違います。公開したページをもう一度開き、タイトル、本文、リンク、表示の位置を確かめておくと安心です。
検索結果や地図サービスなど外部の表示は、すぐ同じ内容にならないこともあります。
変更期間が終わったら通常の案内に戻す
臨時のお知らせは、載せて終わりではありません。通常の営業に戻る日を、お知らせを作る段階で予定に入れておくと、外し忘れが起きにくくなります。
目立つ位置に置いた案内から順に外していくと、見落としが減ります。
通常の曜日と時間に書き戻し、臨時の一文が残っていないかを見ます。
止めていた枠が通常どおりに開いているかどうかを、実際の画面で確認します。
固定した投稿や特別営業時間の設定が残っていないかを見ておきます。
戻した場所を短くメモに残しておくと、次の変更のときに役立ちます。
過去のお知らせを記録として残す場合も、今の営業案内と間違えられない形にしておきます。日付がはっきり分かること、トップページや予約ページから古いお知らせに進んでしまわないこと。
この2点を見ておくと、読む方の混乱が起きにくくなります。
消すか残すかに決まりはありません。ホームページの運用の考え方に合わせて選び、どの場所を戻したかを書き留めておくと、次に営業日が変わったときの確認先を思い出しやすくなります。
まとめ
営業日や受付時間の変更は、何がいつ変わるのかを先に示し、対象、予約への影響、代わりの連絡先を続けると読みやすくなります。
ホームページの中だけでなく、予約ページやSNS、地図サービスなど今使っている案内先もそろえたいところです。期間が終わったあとに戻すところまでを一連の流れとして考えておきましょう。
