ChatGPTに相談する回数が増えると、左側の会話一覧に似た題名が並び、前に聞いた内容がどこにあるのか分からなくなることがあります。
見つからないまま、まとめて消してしまおうかと迷う方も少なくありません。覚えている言葉から会話を探す方法と、残す・アーカイブする・削除するという3つの分け方をまとめました。
削除する前に確かめておきたい点も、あわせてお伝えします。
削除する前に、まず検索する
ChatGPTを使い始めた頃は会話が数件しかなく、左側の一覧からすぐに選べます。しかし相談や調べものを重ねると、似た題名が増えて、目当ての会話が埋もれてしまいがちです。
このとき、一覧を上から順に開いて片づける必要はありません。最初に試したいのは、覚えている言葉を使った履歴検索です。
OpenAIの公式ヘルプでは、ウェブ版は左側の検索ボタンから、iOSとAndroidのアプリは左側の検索欄から、過去の会話を探せると案内されています。
検索の対象になるのは、会話の題名と本文に含まれる言葉です。削除するかどうかを決めるのは、内容を見つけて確かめた後で構いません。見つからないという理由だけで、似た会話をまとめて消さないようにします。
画面上の一覧には、最近の会話だけが見えている場合もあります。
古い会話が一覧から省かれていても、削除されたとは限らない、というのが公式ヘルプの説明です。検索して開けば、以前の会話をそのまま確認できます。
ChatGPTを使い始めた段階から順に確認したい方は、はじめてのChatGPT｜小さな相談から始める個人事業主の使い方もあわせてご覧いただけます。
探しやすい言葉を1つ決める
検索欄に入れる言葉しだいで、目当ての会話にたどり着く早さは変わります。広すぎる言葉を避けて、表示された候補を1件ずつ開く。手がかりになるのは、この2つです。
会話に書いた具体的な言葉を思い出す
検索に使う言葉は、広すぎないものが向いています。「仕事」や「質問」だけでは、多くの会話が候補になりやすいためです。
相談した月の名前、訪問先の地域、資料の種類など、その会話で使った覚えのある言葉を1つ選びます。顧客名や電話番号などの個人情報を、新しく検索欄へ書き足す必要はありません。
可能なら現在は完全に一致する言葉を使うのがよいでしょう。言い換えを何通りも試す前に、実際に入力した可能性が高い短い語句から始めるのがおすすめです。
検索結果を1件ずつ開く
候補が表示されたら、題名だけで判断せず、会話を1件ずつ開いてみてください。探していた内容か、続きを書きたい会話か、すでに役目を終えた会話かが、開くとはっきりします。
検索結果から開いた会話は、そのまま読み返せますし、続きから相談することも可能です。必要な内容が見つかった時点で、整理の目的は1つ達成できています。
古い会話が見つかったからといって、すぐ削除へ進む必要はありません。今後も参照するなら残し、一覧をすっきりさせたいだけならアーカイブという選び方もあります。
残す・しまう・削除の3つに分ける
会話を開いたあと、どう扱うかで手が止まる方もいらっしゃいます。残す、アーカイブする、削除する。行き先を3つに絞っておくと、迷いは小さくなるはずです。
残すのは、近いうちに続きを書く会話や、何度も見返す会話です。検索で見つけられるなら、一覧に多く並んでいても急いで動かさなくて構いません。
アーカイブは、会話を一覧から見えにくくしながら、アカウントには残しておく方法です。
削除は、会話を履歴から取り除き、元へ戻せなくする操作。似ているようで、結果は大きく異なります。少しでも再利用する可能性があるなら、まずアーカイブを選ぶほうが安心です。
ライフデザインアカデミーでも、AIまわりの整理を一度に終わらせようとせず、後から確かめられる選択を先にとる考え方をお伝えしています。
判断を3つの問いに置き換える
1件の会話を開いたら、順番に3つのことを考えてみてください。
あてはまる会話は、そのまま残しておきます。
続きは書かないものの、見返す場面がありそうな会話は、アーカイブが候補です。
3つとも当てはまらず、不要だと確認できたときに、はじめて削除を検討します。
アーカイブは会話をしまっておく方法
アーカイブという言葉に、消してしまうような印象を持たれる方もいらっしゃいます。実際の動きと、元へ戻すときの場所を先に押さえておくと、気持ちよく使えるはずです。
会話はアカウントに残る
公式ヘルプによると、アーカイブした会話は削除されず、通常の会話と同じようにアカウントへ残ります。左側の一覧を整えたいときに使える方法です。
アーカイブ済みの会話も、履歴検索の対象に含まれます。一覧に見当たらないときも、覚えている言葉で検索すると候補に表示されるしくみです。
この仕組みを知っておくと、一覧から見えなくなることへの不安が軽くなります。残したい会話をすべて前面に並べておかなくても、必要なときに探せば十分です。
設定画面から元へ戻せる
設定のデータ管理にあるアーカイブ済み会話の管理画面から、元へ戻す操作と削除する操作ができます。アーカイブした直後に、その会話が検索で見つかるかを一度確かめておくと、必要になったときに迷いません。
画面名やボタンの位置は、ウェブ版とアプリ、更新時期によって変わる可能性があります。公開前に日本語表示の実機で現在の名称をご確認ください。
削除する前に確かめたいこと
削除は、3つの中で唯一やり直しがきかない操作です。元へ戻せる範囲、読み返しておきたい内容、まとめて操作するときの注意が、確かめどころになります。
削除した会話は元へ戻せない
ChatGPTで削除した会話は画面上の履歴からすぐに取り除かれ、原則復元できません。削除後にサポートへ依頼しても、取り戻すことは難しいでしょう。
OpenAIのシステムからは、原則として30日以内に完全削除される予定です。ただし、すでに個人との結び付きが外されている場合や、安全上または法的な理由で保持が必要な場合には例外があります。
30日という日数は、30日間なら元へ戻せるという意味ではありません。利用者の画面からはすぐに消え、復元できないという点を先に押さえておきます。
必要な情報が残っていないか読み返す
削除の前に、会話の最初から最後までを簡単に見直します。予定、確認先、参考にした名称など、後で必要になる情報が混ざっていないかを確かめる時間です。
仕事上の秘密や顧客情報が含まれていた場合は、別の場所へコピーして残すのではなく、組織のルールに沿った扱いを確認します。
もともと入力しないことが基本ですが、見つけたときの対応を独断で決めないようにしてください。
ファイルを扱った会話では、会話の削除と保存済みファイルの扱いが同じとは限りません。OpenAIの保持方針では、ライブラリ機能が使える環境の場合、会話とライブラリ内のファイルは別に管理されると説明されています。
利用中のアカウントにライブラリがあるか、添付したファイルがどこに残るかは、公開直前の公式案内と実際の画面でご確認ください。
全件まとめての操作は急がない
設定画面には、すべての会話をまとめてアーカイブまたは削除する選択肢があると公式ヘルプに記載されています。全件削除の場合、プロジェクト内の会話も対象です。
整理を始めたばかりの段階では、全件操作を使わず、最近の1件で流れを確かめるところから始めます。どの会話が対象になるか分からないまま、まとめて操作するのは避けたいところ。
週に一度、3件だけ見直す
会話が多いほど、一度ですべてを分類したくなります。長い時間続けると内容の確認が浅くなり、残したい会話まで削除してしまいがちです。
週に一度、最近使った3件だけを見直す方法もあります。検索しやすいかを確かめてから、続きを書く会話はそのまま、参照用はアーカイブ、不要と確認できたものだけ削除候補です。
最初から細かな分類名を作らなくても構いません。今使う、後で見る、不要。この3つだけなら、判断を続けやすくなります。
検索に使えた言葉を、自分用の安全なメモへ一般化して残しておく方法もあります。「5月の講座名」のように、個人情報を含まない目印にしておくのがおすすめです。
整理にかける時間は、短く決めておきます。
終わらなかった会話は次回へ回し、急いで削除しません。会話履歴は、件数をゼロへ近づけることより、必要な内容へ戻れることを目標にしたい部分です。
見つからない会話を落ち着いて探す
検索しても会話が出てこないときは、削除されたと決めつけず、順番に確認していきます。
最初に見るのは、利用しているOpenAIアカウントやワークスペースが合っているかどうかです。メールアドレスだけでなく、ログインに使った方法が同じかも確かめます。
次に、設定画面のアーカイブ済み会話を確認します。アーカイブした会話は検索できると案内されているものの、画面の状態を見ておくと探す範囲を絞りやすくなるはずです。
一覧の読み込みが不安定に見える場合は、画面を更新するか、一度サインアウトして入り直す方法が公式ヘルプで案内されています。サービス側の障害が疑われるときの確認先は、OpenAIの稼働状況ページです。
それでも見つからない場合は、いつ頃の会話か、どのアカウントを使ったか、どこまで確認したかを整理してから公式サポートを検討します。秘密情報や会話本文を、不用意に別の場所へ貼り付けないようにしてください。
削除済みの会話は復元できません。探す、アーカイブを確かめる、アカウントを確かめる。この順番を先に置いておくことが、誤った削除を避ける助けになります。
まとめ
会話履歴が増えたら、まず覚えている具体的な言葉で検索します。残したい会話はそのままに、一覧だけ整えたい会話はアーカイブへ。
削除は、内容と影響を確かめ、元へ戻せないと理解したうえで選ぶ操作です。
画面を見ながら一緒に確かめたい方もいらっしゃいます。気になる方は、ライフデザインアカデミーの体験レッスンからのぞいてみてください。あわせて講座一覧ページもご覧いただくと、ご自分のペースに合う学び方が見つかりやすくなります。
